締め切りを守れない人のための改善プラン

締め切りを守れない人のための改善プラン

期限があると圧迫感や恐れが出てきます。ストレスや不安がモチベーションの低下を引き起こします。クオリティは劣悪で健康状態も悪くなり、チームからは信頼されず協力関係に悪影響。時間の見積もりを謝ってタスク完了前に時間がなくなると昇進や新しいプロジェクトのチャンスを逃す原因となります。

締め切りを守れないと多くのデメリットが存在するため、どうやって締め切りを守ればいいのかについて心理カウンセラーの心理学的知見も踏まえながら説明していきたいと思います。

締切の重要性を理解する

締め切りは強力なモチベーションになります。

ヘブライ大学の研究によると、「プロジェクトの完了であれ、グループの意思決定であれ、何かを実行する時間が限られていると、無駄が減り、集中力が高まり、生産性や独創性が高まる」。

『締め切りを作れ。それも早いほどいい。』クリストファー・コックス

締め切りを短くしただけで226億円の経費を削減

アメリカの国勢調査職員エリザベス・マーティンはある実験を思いつきました。「調査票の締め切りを短くしたらどうなるのか？」国勢調査は大部分が郵送で実施され私生活に立ち入った細かい質問が並びます。回答することにメリットがなく、国民の勤めという意識が働かなければなかなか重い腰をあげる気になれない調査です。

調査票を返送せずそのままにしていると、政府から派遣された個別訪問調査員が世帯の人数を調べにやってきます。数十万人の職員が何百万件もの家々を訪ねなければならないとなると、かかるのは莫大なコスト。

調査費用を削減するためにマーティンは提出までの期限が短くなったらどうなるかという締め切りの実験を行いました。

実験に参加してもらう調査対象世帯を２つのグループに分け、一方のグループに調査票を配布してから1週間遅れでもう一方のグループに配布しました。調査票の質問内容や提出期限は同じ。提出期限は変わらないので、1週間遅れで配布したグループはその分提出までの日数が短くなります。

結果はどのようになったのでしょうか？

なんと、提出期限までの日数が1週間少ないグループの方が、回答率は2%高かったのです。さらに、統計データの品質も提出期間が短いグループの方が回答の誤りも少なかったとのことです。

たった2%と思うかもしれませんが、2%の差がもたらすコスト削減効果はざっと1億5000万ドル。締め切りの効果で約226億円もの経費を削減することができたのです。

締め切りが短いと行動する割合が5倍高かった

国勢調査員でなければ締め切りは関係ないでしょうか？締め切りを設定する側ではなく、受け取る側の立場からとある実験をご紹介します。

ケーキ店でショートケーキ1個がもらえる引換券を配布しました。引換券は2種類あり、１つは引換期限が3週間、もう１つは2ヶ月でした。

引換期限が3週間のグループではケーキと引き換えると自信を持っていた人はグループの半数であったのに対し、期限が2ヶ月のグループでは３分の２が引き換えるだろうと確信していました。

ところが蓋を開けてみれば、実際にケーキと引き換えられたのは、3週間のグループで31%、2ヶ月のグループはたった6%でした。締め切りが短い方のグループは長い方のグループに比べて行動する割合が5倍高かったのです。

後者グループのケーキをもらい損ねた被験者に理由を聞くと期限までまだ余裕があると思っていたそうです。

上記のように、締め切りによって220億円以上も得をすることがあったり、無料でケーキを受け取れるチャンスが25％も変化するのです。

締め切りを守るための意識改革

締め切りがあることで人は行動的になり、経済的にメリットがあることがわかりました。ここからは締め切りを軽んじているとどうなるのかについて考えていきたいと思います。

締め切りを守らないと信用が失われる

まず締め切りを守らなかったらどうなるのでしょうか？プライベートであれ仕事であれ期限を守れない人は他者からの信用を失います。

プライベートであれば約束していた時間に遅れたり、予定自体を忘れていてダブルブッキングしていたりといったことが考えられます。

そのように約束を何度も破るような人は相手の時間へのリスペクトにかけており、人付き合いが減少するかもしれません。

また仕事も同様です。予定していたプロジェクトに間に合わなければ全体の進行に影響を及ぼします。

社内の人間だけでなく外部の人にも迷惑をかけてしまうことになります。そのような結果を引き起こす可能性がある人には重要な仕事は割り振られず、出世する可能性は低くなりクビになる可能性は高まります。

どんなことであれ、他者からの信用というのは築くのに時間がかかる一方で、崩れるのは一瞬です。締め切りを守らないとあなたの信用は即座になくなります。

それでは締め切りをただ守ればいいのかというとそうではありません。

締め切りを設定した途端締切ギリギリまで仕事を先送りする傾向があります。デッドライン効果と呼ばれています。

締め切りのデメリットは先のばすこと

マサチューセッツ工科大学の二人の経済学教授による論文は「交渉担当者が交渉をダラダラと引き延ばすことのないように、厳格な期限が設定されることも多い。ところが、皮肉にもこうした期限があるがために、両当事者が合意を期限まで遅らせてもいいと考えることもある」と指摘します。

期限間際で手打ちしてしまうと、当事者双方がもっと時間をかけて合意したものに比べ、誰にとっても見劣りする内容になりがちです。

締切ギリギリにやっつけ仕事で仕上げられた学期末レポートは締め切りよりも早めに書き上げて何度も入念に推敲されたレポートより劣っているのと同じ理由です。

締め切りを設定するだけでは「先延ばし」の影響が出てしまうということです。夏休みの宿題をギリギリにやってしまうのと同じです。

以下に「先延ばし」の恐ろしい例をご紹介します。

先延ばしは健康を害したり経済的損失を生み出したりする

1992年処方薬の承認審査手続きを迅速化しようと、アメリカ議会は食品医薬品局（FDA）の決定に期限を設定しました。

FDAには医薬品承認申請が積み上がり、未処理分の山ができたものの期限内に大量の申請が承認されました。2012年の調査の結果、こうした期限内に承認された医薬品には、安全性に関する警告を追加せざるを得ず、製品回収の可能性も高いことがわかりました。

デッドライン効果の論文によると「別の時期に期限なしで審査してから承認された類似薬に比べて、承認期限までの2ヶ月間に承認された医薬品の方が、安全性に関わる承認取り下げ件数は6・92倍も多い。こうした市販後有害事象は何万件もの新たな入院や副作用、死亡と関連がある。」とされています。

締め切りを設けることで処方薬の承認審査にモチベーションを設けるところまでは良かったのですが、デッドライン効果による「先延ばし」を考慮していなかったのが問題でした。

結果として承認取り下げの手間や何万件に及ぶ入院や死亡といった有害事象を引き起こしてしまいました。このように締め切りを考えなしに使うことはやっつけ仕事を誘引しかねません。

期限間際にドタバタと動くと悲惨な結果で終わるのです。

先延ばしタイプの人は出費も多いようです。税務申告代行サービスのH＆Rブロックによれば納税申告の提出をずるずると先送りしているために所得税を年4億7300万ドルも多く収めているといいます。

先延ばしが発生する理由

なぜ先延ばしが発生するのでしょうか？

「現在バイアス」があるからです。これは今目の前にある物事を過大に評価・重視する傾向が強いという人間の性質です。

遠い将来のことになる程、コストや報酬を過小評価する傾向にあるのです。あるプロジェクトを完了させる満足感は今日学校や会社をずる休みする喜びには勝てないのです。

今健康を疎かにしていれば、半年後に手間のかかる診断を受けざるを得なくなる可能性がありますが、今日血液検査で採血される痛みの方が深刻に思えるのです。

先延ばしの仕組みが理解できたでしょうか。未来よりも現在の誘惑を重く見積もるために後でやろうとサボってしまうわけです。

そして締め切り直前にやっつけ仕事で質の低い成果を出してしまうというわけです。このことをお伝えすると下記のようなことをおっしゃる方がいます。

先延ばす理由が理解できました。

しかし我々人間には、物事を正しく判断する力がある程度は備わっています。意志の力で先天的な先入観を排除できるのではないでしょうか。

正しく精神を律して自制心を保てば、先延ばしの悪癖をやめて、生産的な新生活に踏み出すことができると思います。

なるほど。それ、本当ですか？

ジョセフ・ヒースとジョエル・アンダーソン教授の小論「先延ばしと拡張された意志」の中で認識とは降って湧いたように脳内で突然思いつくことではなく、脳と体と環境の相互作用としてとらえるべきといいます。

３桁の掛け算を暗算でできる人はあまりいないが、筆算なら誰でもできる。つまり「人間」と「紙と鉛筆を持った人間」の違いはとてつもなく大きいということです。脳だけに頼った意志の力では限界があるのです。

３桁の掛け算をしてくださいと言われたら、暗算するより紙と鉛筆を使った方が楽なことは明白です。意志の弱さを認めて仕組みで先延ばしを回避しませんか？

意志の弱さという問題を解決できる効果的な仕組みがすでに存在しているのです。その仕組みとは締め切りです。

質を犠牲にすることなく締め切りを上手に使っていきましょう。

目標設定と計画の立て方

ここでは締め切りを守るための具体的な目標設定と計画の立て方を紹介します。ぜひ、自身の仕事やプロジェクトに応用してみてください。

タスクを細分化する

仕事が与えられたらまずやることはタスクの分解です。

細かく具体的にすることが大切です。なぜなら具体的にすることで次にやることがパッとわかりすぐに行動に移せるからです。

全体の進捗も把握できるため締め切りまでにどれくらいのペースで進めればいいのかが掴めます。

どれくらい分解すればいいのかを以下に例として示します。

例

仕事：ブログ記事の執筆

タスク：
テーマリサーチ（何について書くのか）
検索キーワードを考える
記事タイトルを考える
記事構成を考える
材料集めをする
ブログ記事を書く
推敲する
投稿する

逆算してスケジュールを悲観的に組み立てる

タスクの細分化ができたらスケジュールを組んでいきましょう。各タスクを何日の何時までに終えるのか決めていきます。

この時のコツはゴールから「悲観的」に組み立てることです。

人間は期限や費用・労力を甘く見積もります。これは先述の「現在バイアス」によって将来の価値を軽視していることからも理解できると思います。

なんとかなるだろうと思い込み未来の期限や費用・労力を低く見積もってしまうのです。顕著な例はシドニー・オペラハウスの建設です。当初の予定では7年間、700万ドルで完成されるとされていました。ところが完成には16年かかり費用は予想の14倍を超え1億200万ドルにも及んだのです。

「やればできる」という楽観的発想は締め切りの天敵です。

オンライン講習を期限内に修了してもらう実験がありました。この時過去の経験をもとに課題の終了を予想したグループは何も考えなかったグループに比べて予想の精度が高かったという結果があります。

何も考えなかったグループでは楽観的傾向がみられました。このことから、過去の経験を踏まえながらスケジュールを組み立てることで予想の精度を高めることが期待できます。

楽観的傾向を出さないよう悲観的にタスクを割り振りスケジュールを組み立てましょう。

スケジュール組み立ての確認事項

• 過去の経験からスケジュールしましたか？
• 時間を甘く見積もっていませんか？
• 費用を低く見積もっていませんか？
• 労力を少なく見積もっていませんか？
• 最悪のパターンで悲観的にスケジュールを組み立てましたか？

チェックポイントを設ける

スケジュールが組み立てられたらチェックポイントを作りましょう。これはいわば「第二の締め切り」です。

このチェックポイントまでにやるべきタスクを設定し、完了させることで締め切り直前にやっつけ仕事となることが防げます。

チェックポイントで出てきた問題点を締め切りまでに解決したりブラッシュアップすることで成果はより上質になります。

このチェックポイントで小さな成功体験を積むことで以降のモチベーションアップにも繋がります。

開業したてのレストランがオープンの前に家族や友人を呼んでプレオープンをすることをご存知でしょうか。このプレオープンまでに調理器具や食器を備えたり、食材の調達や調理工程を確認することがチェックポイントです。

家族や友人に喜んでもらえた経験がモチベーションとなり、本オープンにつながるのです。この時の問題点を本オープンまでに解決することで接客や料理のレベルが高まることは想像に難しくないでしょう。

チェックポイントを設けることで締め切りにメリハリが生まれるのです。

優先順位の付け方と時間管理のコツ

業務内容がシンプルであればいいですが、業界によっては複数の案件を同時にこなさないといけないこともあります。そこで、ここからは 仕事やタスクの優先順位を付ける方法や時間管理のコツを提案し、あなたが効率的に仕事を進めることができるようにします。

仕事の優先順位を決める４つのエリア

まずは図をご覧ください。２つの軸があり、縦軸は緊急性、横軸は重要性を指しています。上に行くほど緊急性が高く右に行くほど重要性が高い領域になります。

この領域にあなたの行なっている仕事を割り振っていきましょう。当然ですが優先すべきは右上の「緊急かつ重要」なエリアです。このエリアに割り振った仕事は第一に終わらせるべき仕事と言えるでしょう。

次点は右下の「緊急ではないが重要」なエリアです。右下を軽視して、左上の「緊急だが重要ではない」エリアの仕事を優先的に行なう人が多いように感じています。

『７つの習慣』では右下の「緊急ではないが重要」なエリアを第２領域（効果性の領域）としてします。この第２領域は仕事で生産性を高めるために優先して取り組むべきとされています。

緊急なだけで魅力を感じる単純緊急性効果

ジョンズ・ホプキンス大学の研究で「単純緊急性効果」と言われる優先順位をぐちゃぐちゃにしてしまう人間の悲しい習性が説明されています。

実験では５つの商品に関しての感想を提出するとチョコがもらえるような設定をしました。この時２つのコースが用意されました。

この時チョコを3個もらえるコースでは締め切りが10分以内、もう一つのチョコが5個もらえるコースでは締め切りが24時間に設定されていました。

なんと、褒美が少ないにも関わらず30％の被験者がチョコ3個のコースを選んだのです。結果より時間に目を奪われてしまうのは持って生まれた習性のようです。

この「単純緊急性効果」を知っていれば「緊急だが重要でない」仕事に魅力を感じてしまうのは当然とも言えますが、優先すべきは「重要だが緊急ではない」仕事であると理解できるのです。

あなたは「緊急で重要」「重要だが緊急でない」仕事を前もってスケジュールに入れておき集中して取り組む必要があるのです。

仕事において大切なことは優先的な仕事に多くの時間をかけることです。自分の仕事を振り返り時間を適切に支えているかを確認してみましょう。

まず1週間の仕事を並べます。そしてそれらの仕事にどれだけ時間をかけていたかを振り返りましょう。「緊急で重要」「重要だが緊急でない」仕事の時間の割合を増やし、「緊急だが重要でない」仕事の割合を減らすことが上手な時間の管理です。

デッドラインの前に予防策を講じる

締め切りがあることで緊迫感やプレッシャーを感じて思うように自分のパフォーマンスが発揮できない人もいるのではないでしょうか？締め切りが迫った際に生じるストレスやパニックを軽減する予防策についてご紹介します。

瞑想

瞑想は心を落ち着けるのに良い効果があります。脳波がアルファ波に近づきリラックス状態へと移ることができます。

Apple社は社内に瞑想ルームを設置し業務時間内の30分を瞑想の時間に充てるなどをしているそうです。またメルカリも社員が自主的にマインドフルネス部を立ち上げてプロコーチを招くなど積極的に実践されています。

マインドフルネスを取り入れることで集中力を取り戻すことができるようです。瞑想には様々なやり方がありますが、心地よいヒーリングミュージックを流し、目を瞑って呼吸に集中するだけでも頭がスッキリするのが体感できると思います。個人的には10〜20分ほどの瞑想が心地よいと感じます。

相談する

個人的に対策するよりも人と話す方が問題の解決には効果的な場合もあります。自分にとって緊急で重要だと感じていた問題も人に話すことでそれほど重要ではなかったことに気づけるからです。

また、人に話すことでその人が助けてくれて想像以上に事態が改善することもあります。そこでコミュニケーションの重要性について考えてみましょう！

チームや上司とのコミュニケーションの重要性

チームや上司とコミュニケーションをとることは締め切りに大きく影響します。自分の仕事の進度でチームの進行が変わることもあります。

上司に相談することで仕事の優先順位が異なっていたことに気づけるかもしれません。普段から挨拶や雑談で仲を深めておくことは仕事のパフォーマンスに関わりますが、ここでは締め切りという点からコミュニケーションのポイントをお伝えします。

今日やることを朝仲間と共有する

タスクを実行する際に人に宣言することで行動力が高まります。「有言実行」という言葉もあるように言葉にすることで強制力が働きます。

朝礼後などできるだけその日の早いうちに宣言し、確実にその仕事をこなしましょう。仕事の内容を共有しておくことで、助け合いのきっかけにもなりますしチームの仲が深まります。

相手の仕事内容がわかっていれば、役に立つ情報を伝えて助けることができますし、逆に助けられることもあるでしょう。宣言しただけでは意味がないので、その日の終わりにどうだったかを共有しましょう。

また、仕事がこなせないような緊急の予定が入ったらその旨を報告します。基本的には宣言したことは実行完了するという気概を見せることで行動力と団結力が高まります。

期日を厳密に決めて文章で共有する

会議などでタスクが発生した時は直ちに「誰が・いつまでに・何をするのか」を文章にして共有しましょう。

ここを具体的にしておかないと会議の時間が無駄になってしまいます。他人が絡む仕事は特に期日を厳格に決めておきましょう。

時間は時刻まで厳密に決めることが大切です。例えば「3日までにお願い」と頼んだ場合でも認識は人によってさまざまだからです。3日の23時59分までなのか、就業終了時刻の17時までなのか、終了時刻前にはもらいたいから15時希望なのか。ここを曖昧にしてしまうとすれ違いが起きてしまいます。

人に仕事を依頼するときは「○月○日◻︎時までにお願いします。」とできるだけ細かく伝えましょう。口頭で伝えた場合は二度手間でも文章にして共有しておくことです。

言った言わなかった問題を引き起こす原因はできるだけ無くしましょう。

締め切りを守るのためのツールやテクニック

締め切りを守るためのツールはたくさんあります。ありすぎて困っている人もいるかもしれません。ここでは筆者が実際に使って良かったツールやテクニックをご紹介します。

朝ノート

用意するのはノートとペンだけ。朝起きてすぐに今日やることを書き出します。あらかじめやることを書いておくことで頭の中が整理されます。

またノートを見ればやるべきことが書いてあるので、それを見るだけですぐに行動に移せるようになるのも良いポイントです。

書かずに1日がスタートすると作業後に「次何をするか考える時間」が生まれます。これはパフォーマンスを減少させますし、時間も消費してしまいます。

雑念の入っていない起きたての頭で考えることで自分のするべき優先的な仕事を見つけることができます。また、仕事が終わったら線を引いて消すことで達成感もあります。

1日の終わりに線でいっぱいになったノートを見ると「今日もよく頑張ったな！」と自分を褒めてあげたくなります。

タイマー

音を出していい環境であればタイマーがおすすめです。タイマーがなるまで一つの作業に没頭することで集中力を高めてタスクをこなすことができます。

作業時間25分＋休憩時間5分を１サイクルとするポモドーロテクニックが有名です。筆者は中国の中学生の時間割を参考に作業時間40分＋休憩時間10分間を１サイクルとして使用しています。

タイマーはなるべくシンプルなものがおすすめです。